آیین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات
در این پست به طور ویژه به سراغ بررسی کلیات آیین نامه اجرایی مستندسازی مناقصات، نکات آیین نامه مستند سازی ، آیین نامه ارزیابی کیفی مناقصه گران رفته ایم. اگر قصد شرکت در مناقصات پیمانکاری را دارید، باید با آئین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات به طور مو به مو آشنا باشید. پس همراه ما بیایید تا با این موضوع مهمی که برای تمامی پیمانکاران جای سوال است و باید بدانند آشنا شوید. خواندن این پست تقریبا ۱۵ دقیقه زمان نیاز دارد. اما طی آن همه چیز در مورد آیین نامه اجرایی مناقصات خواهید دانست. 🙂
بررسی کامل آیین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات
طبق پیشنهادات سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و وزارت امور اقتصادی و دارایی با توجه به بند «د» ماده قانون ۲۳ آیین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات توسط جمعی از وزراء به صورت زیر تصویب شد:
ماده ۱ آئین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات « اهداف و کاربرد »
الف- هدف: بنابر قانون آورده شده در بند «د» ماده ۲۳، برگزاری مناقصات ضوابط و معیارهای نظام اطلاع رسانی و مستند سازی به منظور شفافیت در اطلاع رسانی در هنگام مناقصات، رقابت منصفانه و رعایت حقوق مناقصهگران، پایبندی طرفین مناقصه به تعهدات خود و نیز تعجیل در مراحل اجرایی مناقصه مشخص می شود.
ب- کاربرد: تمام دستگاه های اجرایی مناقصه طبق بند «ب» ماده ۱ قانون باید قوانین نظام مستندسازی و اطلاع رسانی را در تمامی معاملات کلان شامل مناقصه و ترک مناقصه رعایت نمایند.
1_ قواعد، شیوه ها، قوانین و استاندارهای مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات.
2_ وظایف، تصمیمات، اقدامات به عمل آمده در مراحل برگزاری و اجرای مناقصه.
3_ محتوای اسناد مرتبط با اجرا و تکمیل مناقصه از تامین منابع مالی تا عقد قرارداد و شیوه اطلاع رسانی.
ماده ۲ آئین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات« تعاریف و معانی »
الف- واژه ها و عبارات مورد استفاده مرتبط با این تصویب نامه به شرح زیر است:
1_ قانون: اختصار قوانین اجرایی در برگزاری مناقصات است.
۲-سازمان: منظور سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور است.
3_ مستند سازی: روند بایگانی و ثبت اسناد مناقصه، انجام صورت جلسه و اطلاعات اقدامات صورت گرفته میباشد.
4_ اطلاع رسانی: روند آگاه سازی عموم افراد از شرایط و اطلاعات مناقصه است.
۵- خلاصه اسناد: طبق ماده ۴ باید تمامی اطلاعاتی که برای اگاهی مناقصه گران از مناقصه است ثبت و منشر شود.
۶- نظام اطلاع رسانی: سامانه ای است که سازمان برای اطلاع رسانی به مناقصه گران طراحی کرده است.
۷- نظام مستند سازی: سامانه ای است که سازمان برای مستند ساختن اطلاعات طراحی کرده است.
8_ بانک اطلاعات مناقصات: اطلاعات و اسناد ثبت شده به صورت الکترونیکی در پایگاه و سامانه های مربوطه نگهداری می شوند.
۹- پایگاه ملی اطلاع رسانی: سامانه ای که مستندات تمام مناقصات طبق ماده ۳۰ در آن قرار دارد.
10_ نشانی: جایگاه حقیقی برای ارسال و دریافت مکاتبات ذکر می شود.
11_ فراخوان مناقصه: آگهی با مضمون دعوت اشخاص مناقصه گر به جهت اطلاع و شرکت در مناقصه است.
۱۲- آگهی ارزیابی: آگهی است که در روزنامه کثیرالانتشار برای بررسی مناقصه گران اط لحاظ کیفی منتشر می شود.
۱۳- آگهی مناقصه: اطلاعیه ای است که برای انتشار اسناد مناقصه به صورت عمومی منتشر می شود.
14_ دعوتنامه: فراخوان از روش های مختلف اطلاع رسانی مانند پست الکترونیک، تلکس، رسانه های مطرح و نظیر آن با توجه به ماده ۲۲ قانون مناقصه گران را در شرکت در مناقصه فرا می خواند.
۱۵- استعلام : کار برگ هایی است که برای مناقصه گران ارسال می شود تا اطلاعات مورد نیاز خود را در آن ثیت کنند.
۱۶- ارکان برگزاری مناقصه: شامل مناقصه گزار، کمیته فنی بازرگانی، کمیسیون مناقصه و هیات رسیدگی به شکایات است.
۱۷- بایگانی اسناد مناقصه: سیستمی که حاوی تمامی اسناد مناقصه به صورت مکتوب است.
18_ ثبت: ذخیره اطلاعات، سیر تکمیل داده های بایگانی شده و ایجاد پایگاه های اطلاع رسانی است.
19_ مدیر طرح: شخص حقوقی است ، مسئولیت مدیریت بر اجرای تعهدنامه های مناقصه را بر عهده دارد. این مسئولیت با انعقاد قرارداد بین طرفین انجام میشود.
۲۰- قیمت تراز شده: قیمت مورد مناقصه که با توجه به کیفیتی که در اسناد مناقصه آمده است تعیین می شود.
21_جریان اطلاعات: فرایندی که طی آن اطلاعاتی شامل ثبت دادهها و دسترسی به آن در سامانه مناقصات انتقال مییابد.
۲۲- کنترل خطا: برای اطلاع از وجود تفاوت بین مستندات و اطلاعات ارسال شده و دریافت شده در پایگاه داده های مناقصات وجود دارد انجام می شود.
۲۳- دسترسی آزاد: کلیه متقاضیان می توانند به صورت آزا و بدون محدودیت به اطلاع مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.
۲۴- امنیت اطلاع رسانی: ایجاد شرایطی که مجموعه اطلاع رسانی ایمن و بدون ریسک باشد.
25_دسترسی ساده: امکان دسترسی به اطلاعات بدون هرگونه محدودیت و هزینه برای مناقصه گران وجود دارد.
26_فعالیت: عملکردی که در قالب یک نقش خاص انجام شده و نتیجه حاصل آن را خروجی می نامند.
27_خروجی: اطلاعاتی که در سیر تولیدی یا جایگزینی مورد استفاده قرار گرفته است.
28_پورتال: پایگاه های اینترنتی و سامانه هایی به منظور مدیریت داده ها، ارائه خدمات، اطلاعات تکمیلی، ایجاد صفحه کاربری و سفارشی کردن نیازهای اطلاعاتی دروازه های اطلاع رسانی هستند.
29_مدیر پایگاه: شخصی است که مسئولیت سازماندهی و کنترل امور مناقصه از جمله پایگاه اطلاع رسانی را عهدهدار است که توسط سازمان مشخص می شود.
30_ریسک که به دو صورت وجود دارد: الف) ریسک مستقیم ریسکی است که توسط سامانه کنترل میشود. ب) ریسک غیر مستقیم که توسط هیچ سامانه ای کنترل نمیشود.
31_دفع ریسک: عملی که به وسیله ی ساماندهی دوباره جهت کاهش ریسک استفاده کننده انجام میشود.
۳۲- کاربرگ : فرمی است که به شکل کاغذی و یا الکترونیکی برای ثبت اطلاعات طراحی شده است.
۳۳ – امنیت اطلاعات: ویژگی ای که به واسطه آن، سیستم اطلاع‌رسانی قادر به ارائه عملکرد صحیح و بدون ریسک میباشد.
۳۴ – نقش: مسئولیت‌های مستقیم و غیرمستقیم در سیستم مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات.
۳۵ – خروجی: بخشی از اطلاعات که در یک فرآیند تولید، جایگزین یا مورد استفاده قرار می‌گیرد.
۳۶ – فعالیت: کاری که در اجرای یک نقش خاص انجام میشود و به خروجی منتهی میشود.
۳۷ – دروازه اطلاع‌رسانی / پرتال: سامانه‌هایی برای مدیریت متمرکز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد به کاربران، از طریق استاندارد‌سازی جستجو، ایجاد محتوای اطلاعاتی، تشکیل گروه‌های کاربری هم‌سنخ و سفارشی‌سازی نیازهای اطلاعاتی ایجاد میشود.
۳۸ – راهنمای کاربرد: سندی که در آن نقش‌ها، فعالیت‌ها، خروجی‌ها و جریان کار یک فرآیند برای کاربران تفصیل شده باشد.
۳۹ – کاربرگ / فرم: نوعی صفحه کاغذی یا الکترونیکی مورد استفاده در تنظیم اسناد و اطلاعات قابل ذخیره، که در روی آن فضاهایی برای وارد کردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد.
۴۰ – ارسال قابل تصدیق: ارسال مکاتبات و اسناد مرتبط با مناقصه از طریق پست سفارشی، تلگرام، تلکس و مشابه آن (موضوع ماده ۲۲ قانون) که به جز در موارد تغییر نشانی یا محل، شامل دلایل و نشانه‌های وصول مرسوله باشد.
۴۱ – مدیر پایگاه: شخصی که برای مدیریت پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات از سوی سازمان تعیین میشود.
اختصاراتی که در آیین نامه به کار برده شده
کلمات اختصاری: اختصاراتی که در آیین نامه به کار برده شده به شرح زیر است:
۱) برخط : Online
۲) نقش: Role
۳) استعلام ارزیابی کیفی: RFQ
۴) درخواست پیشنهاد: RFP
۵) پیشنهاد فنی : TP
۶) پیشنهاد مالی: FP
۷) راهنمای کاربرد: OM
و…..
پ) اصطلاحات دیگری که در این آیین نامه وجود دارد ابتدا ار طریق قانون برگزاری مناقصات و سپس قانون محاسبات کشور و قانون تجارت الکترونیک تفسیر می شود.
نظام مستند سازی مناقصات
ماده ۳- مرحله مستند سازی:
الف- مناقصه باید در کلیه مراحل زیر مستند سازی شود:
۱)تمامی جلسات مربوط به مناقصه
۲) قبل از انتسار فراخوان مناقصه
۳) مستند سازی فراخوان
۴) ارزیابی شکلی پیشنهادها
۵) در مرحله ارزیابی کیفی مناقصه کننده گان
۶) در مرحله بازگشایی پیشنهاد و مشخص شدن برنده مناقصه هم در مراحل طیر باید مستندسازی انجام شود:
در مناقصات تک مرحله ای و در مناقصات دو مرحله ای در مرحله ارزیابی فنی – بازرگانی و در مرحله ارزیلبی مالی پیشنهادها مستند سازی صورت می گیرد.
۷) بعد از مشخص شدن برنده مناقصه
۸) در طول اجرای مناقصه
ب) انجام قوانین مستند سازی به شکل زیر صورت می پذیرد:
مستند سازی به شکل مکتوب: انجام مستندات به صورت کتبی و بایگانی آن ها طبق تاریخ
مستند سازی به صورت الکترونیکی: ثبت آدرس و اطلاعات مناقصات در پایگاه داده ها به صورت الکترونیکی
ماده ۴ آیین نامه اجرایی مناقصات – بندهای اسناد مناقصه
الف) در بانک اطلاعاتی مناقصات باید اسناد مناقصه ثبت و ضبط شود.
ب) خلاصه اسناد مناقصه در مناقصه هایی که شامل تدارک و خریدن مصالح و تجهیزات باشد شامل: عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع اقلام، زمان و مکان تحویل، میزان پیش پرداخت، تضمین انجام تعهدات، شرایط بازرسی و شرایط عمومی قرارداد است.
پ) در مورد مناقصاتی که شامل ساخت و انجام پروژه ها می باشد خلاصه اسناد مناقصه یعنی اطلاعات زیر:
عنوان، موضوع پروژه، مکان اجرا طرح، کلیه برنامه ریزی های مربوط به اجرا، کلیه مقادیر، برآورد هزینه ها، مدیریت و نظارت بر پروژهریال روش های پرداختریال الگوی قرارداها و شرایط عمومی مهم قرارداد.
ت)خلاصه اسناد مناقصاتی که شامل طرح های بهره برداری و نگهداری می شود هم شامل اطلاعات خلاصه اسناد برای خرید تجهیزات است هم اطلاعات دیگر مانند زمان بندی مشخص شده در قرارداد، مسدولیت مالی، مبلغ مشروط و مبلغ ثابت، تضمین و شرایط تحویل کار.
ث) در مورد مناقصه هایی که در آن ها مسئله مالی طرح شده است باید میزان مشارکت طرفین و تعهدات مالی آن ها در خلاصه اسناد مناقصه ذکر شود.
ج) اگر مناقصه ای ترکیبی از موارد گفته شده باشد خلاصه اسناد آن ها هم باید ترکیب اسناد آن ها باشد.
ماده آیین نامه اجرایی مستند سازی و مناقصات ۵- مستند سازی جلسه مناقصه:
الف) در جلساتی که برای منلقصات برگزار می شود باید اطلاعات نام مناقصه گزار، زمان و مکان جلسه، لیست مناقصه گران، موضوع مناقصه، نام و سمت اعضای تشکیل دهنده کمیسیون، افراد حاضر در جلسه، کلیه تصمیمات و بندهای آن و پاسخ خای ارایه شده به سوالات مناقصه گران به طور کامل ارایه شود.
ب) در طی مناقصه جلساتی برگزار می شود این جلسات عبارتند از:
جلسه قبل از انتشار فراخوان، جلسه بازگشایی نتیجه استعلام مناقصه گران، جلسه پایانی ارزیابی مناقصه گران، جلسه بررسی پیشنهادها در مناقصه های تک مرحله ای، جلسات مربوز به بررسی پیشنهادها و ارزیابی پیشنهاد های فنی – بازرگانی در مناقصات دو مرحله ای و در نهایت جلسه مربوط به توضیح اسناد.
پ) در جلسه باید صورت جلسه نوشته و توسط اعضای کمیسیون حاضر در جلسه و یا نمایندگان آن ها و اعضای کمیته فنی – بازرگانی امضا شود. اگر شخصی نظر مخالفی داشته باشد اجازه دارد در صورت جلسه ذکر کند.
ت) ضروری است در صورت جلسه تهیه شده نام افراد حاضر و امضای ان ها، مداکرات و تصمیمات انجام شده و امضای اعضای ارکان مناقصه به همین ترتیب گفته شده قید شود.
اکر کسی از اعضای اصلی نتواند در جلسه شر کت کند موظف است به صورت کتبی نماینده ای را انتخاب و معرفی کند، در این شرایط امضا نماینده باید در صورت جلسه ثبت شود.
ماده ۶ آئین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات – مستند سازی قبل از فراخوان:
الف) مستندات قبل از فراخوان به ترتیب ذیل صورت می پذیرد:
1_بیان موضوع مناقصه
2_ شناسایی رکن های مناقصه
3_مشخص کردن نوع مناقصه ( ممکن است به صورت عمومی، تک مرحله ای یا دو مرحله ای باشد.)
4_ اسناد منابع مالی که شامل اطلاعاتی از قبیل:
- نحوه فراهم سازی منبع مالی
- نحوه ضمانت برای تاخیر در انجام تعهدات و منبع تامینی بودجه
- برانداز و ارزیابی موضوع مناقصه
تبصره: در مناقصات وابسته به پیشنهادات تملک دارایی سرمایه ای با توجه به قوانین برنامه و بودجه کشور در بند «۱۰» ماده «۱» تاییدیه طرح همانند مستندات تامین مالی باشد
5_ نقشه زمانی مناقصه
6_ محتوای فراخوان و شیوه آگاه سازی از آن
7_ چکیده ای از مستندات مناقصه
8_ مستندات مناقصه
ب) قبل از نشر فراخوان جهت دعوت از مناقصه گران، جلسه کمیسیون مناقصه شکل گرفته و واحد مناقصه گزار با حضور در این جلسه موضوع بند« الف» را مصوب کرده و صورت جلسه تنظیم می شود. در این صورت جلسه موارد ذکر شده در بند «الف» ضمیمه شده و برای ضبط اسناد به واحد مناقصه گزار تحویل داده می شود.
پ) یک رونوشت طبق بند «ب» در بانک اطلاعات ذخیره می شود.
ماده ۷ آئین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات_ مستند سازی فراخوان
الف) اسناد فراخوان باید شامل موارد زیر باشد:
1_ محتوای فراخوان دارای اطلاعات اگهی ارزیابی و حضور در مناقصه است که نکات زیر باید درآن مکتوب شده باشد:
- نوع فراخوان ( دعوتنامه )
- نام و محل واحد مناقصه گزار
- موضوع مناقصه
- برنامه زمانی، مهلت و آدرس ارسال اسناد
- تخمین مقدار اولیه موضوع مناقصه
- اعتبارات لازم برای تهیه اسناد و شیوه ارسال آن ها
- مهلت معتبر بودن طرح ها
- برآورد مقدار و نوع ضمانت برای حضور در مناقصه
- نام و محل مدیر واحد مناقصه گزار( مدیر طرح یا مشاور آن)
- و نیز دیگر اطلاعات لازم به صلاحدید مناقصه گزار
2_ نسخه انتشار یافته در روز نامه ها یا نسخه دعوت نامه
3_در مناقصات محدود، مستندات و اطلاعات تاییدیه دریافت دعوت نامه از سوی مناقصه گزار
4_ لیست اشخاص و محل افراد دعوت شده در مناقصه محدود
تبصره: در صورت ایجاد لیست کوتاه و سنجش کیفی مناقصه گران، فراخوان توسط ارسال دعوتنامه اطلاع رسانی می شود. درصورتی که لیست کوتاه ایجاد شده باشد نیازی به انتشار اگهی فراخوان در روزنامه ها نیست.
ب) دو نسخه از اسناد ذکر شده در بند« الف» باید در بانک اطلاعات ثبت شده و دیگر نسخه آن به همراه فراخوان در پایگاه های ملی اطلاع رسانی می شود.
پ) در فراخوان مناقصه ذکر کردن نام های تجاری مگر نام های مرتبط با خرید قطعات یدکی مجاز نمی باشد.
ت) اگر مهلت ارسال و دریافت اسناد تمدید شده یا هرگونه تغییری در نشانی های ذکر شده در فراخوان صورت گرفته باشد، موضوع باید به هیچ تعللی به اطلاع مناقصه گران برسد.
ث) نشر آگهی فراخوان در روزنامه ها و رسانه های ملی اطلاع رسانی مناقصات هیچگونه محذوریتی در اطلاع رسانی از طراق دیگر ندارد.
ماده ۸ آیین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات_ مستند سازی ارزیابی شکلی طرح ها
الف) در هرگونه مناقصه ای نظیر تک مرحله ای، دو مرحله ای، محدود یا عمومی ارزیابی شکلی طرح ها باید مکتوب شده و ثبت شود.
ب) طبق موضوع بند «ب» ماده «۶» قانون ، در ارزیابی شکلی طرح ها نکات ذیل باید مشخص و درج شود:
1_ طرح هایی که در زمان مشخص شده ارائه نشده باشند.
2_ طرح هایی که مدارک و اسناد آن ها تکمیل نشده باشند.
3_ طرح هایی که بنابر شرایط از پیش تعیین شده در اسناد مناقصه مهر و امضا نشده باشند.
4_ طرح هایی که ضمانت های شرکت آن در مناقصه تکمیل نشده باشند، مشتمل بر ضمانت نا معتبر، ضمانت نقص و ضمانت فقدان
5_ طرح هایی که توسط سنجش کمیسیون مناقصه یا کمیته فنی-بازرگانی ابهام آمیز یا مشروط اعلام شده باشند.
پ) طرح های برگزیده و رد شده با مشخص کردن نام مناقصه گران و دلایل مردود شدن آن ها بعد از ارزیابی شکلی مستند می شوند.
ماده ۹ آیین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات_ مستند سازی ارزیابی کیفی مناقصه گران
الف) روند ارزیابی کیفی مناقصه گران باید ثبت شود. اسناد و مستندات ارزیابی کیفی مناقصه گران به صورت زیر است:
1_ نشر آگهی جهت دعوت مناقصه گران به ارزیابی کیفی
2_ استعلام گیری از ارزیابی کیفی مناقصه گران
3_ مستندات و داده های ارزیابی کیفی مناقصه گران
ب) آگهی ارزیابی مناقصه گران از نظر کیفی باید حداقل موارد زیر را دارا باشد:
1_ نام و محل واحد مناقصه گزار
2_ موضوع مناقصه
3_ زمان، مهلت و نشانی ارسال و دریافت استعلام های ارزیابی کیفی مناقصه گران
4_ نام و محل مدیر طرح ( حسب مورد)
5_ طریقه دریافت مدارک و اسناد استعلام و در صورت نیاز هزینه های آن
پ) نحوه ارزیابی کیفی مناقصه گران دربردارنده ملاک ارزیابی، شیوه امتیاز دهی و دارای حداقل امتیاز قابل قبول، این اطلاعات باید به شکل واضحی در استعلام ارزیابی مناقصه گران مستند شود.
ت) پیش از برگزاری جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه گران باید اسناد و داده های حاصل از ارزیابی نظر اطلاعات، اسناد، سابقه و مدارک مورد نیاز مستند شود.
ث) با اتمام روند ارزیابی کیفی مناقصه گران، واحد مناقصه گزار یا کمیته فنی_ بازرگانی جلسه ای برگزار شده و صورت جلسه پایانی تنظیم می شود که یک رونوشت از آن به بانک اطلاعات مناقصات فرستاده می شود. این صورت جلسه شامل موارد زیر است:
1_ لیست تمامی استعلام های صورت گرفته توسط مناقصه گران ( اصل این مدارک بنابر جز«۱» بند«ب» ماده«۳» قانون ضبط می شوند.)
2_ بنابر ماده«۵» قانون اطلاعات عمومی جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه گران ثبت و به بانک اطلاعات مناقصات فرستاده می شود:
- محتوای استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران
- داده های حاصل از ارزیابی شکلی طرح ها
- امتیازات هر مناقصه گر با توجه به ملاک های ارزیابی کیفی
- امتیاز پایانی ارائه شده در ارزیابی کیفی هر مناقصه گر
- نام و مشخصات مناقصه گران برگزیده برای حضور در مناقصه محدود
- اسامی و مقام اشخاص مسئولان ارزیابی کیفی مناقصه گران
- محتوای فراخوان مناقصه محدود
تبصره : قوانین، شیوه اجرایی و تنظیم اسناد و استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصه های تک مرحله ای و دو مرحله ای بر اساس موضوع «ج» ماده «۲۰» قانون مشخص می شود.
ماده ۱۰ آیین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات_ مستند سازی بازگشایی طرح ها در مناقصات تک مرحله ای
الف) اسناد مرتبط به بازگشایی طرح ها در مناقصات تک مرحله ای موارد زیر را داراست:
1_ تنظیم صورت جلسه بازگشایی طرح های پیشنهادی با ذکر نوع مناقصه عمومی یا محدود
2_اسناد مرتبط به ارزیابی کیفی مناقصه گران تک مرحله ای محدود
3_ اسناد ارزیابی شکلی طرح ها
4_ داده های ارزیابی مالی:
- نام و امضای افراد عضو کمیسیون مناقصه
- مشخصات ضمانت جهت شرکت در مناقصه
- مبلغ پیشنهادی ارائه شده توسط مناقصه گران
- نام و عنوان و مبلغ پذیرفته شده برنده اول مناقصه
- نام و عنوان و مبلغ پذیرفته شده برنده دوم مناقصه، در صورتی که اختلاف مبلغ ارائه شده شخص دوم مناقصه با برنده اول آن کمتر از مبلغ ضمانت حضور در مناقصه باشد.
تبصره: چنانچه به صلاحدید کمیسیون مناقصات کمترین مبلغ پیشنهادی نا متعارف یا در صورت وجود ارزش گذاری اولیه ، اگر بیشتریا کمتر از ده درصد برآورد اولیه باشد، نیاز است که کمیسیون فرصت بازبینی و محل و زمان اعلام نتایج توسط کمیته فنی_ بازرگانی جهت تصدیق قیمت پایه، توجیه پذیری آن ( طبق جز«۵» بند «الف» ماده«۲۴» قانون در توضیحات صورت جلسه بازگشایی پاکت های مناقصه مکتوب می شود. در جلسه دوم داده های حاصل از بررسی باید مستند شود.
5_ دیگر شرایط و نکات ضروری به صلاحدید کمیسیون مناقصه در صورت جلسه درج می شود.
ب) تمامی اسناد موضوع بند «الف» این ماده باید در واحد مناقصه گزار، بنابر جز «۱» بند « الف» ماده «۳» جمع آوری و نگهداری شوند.
پ) اسناد موضوع جز «۲» تا«۵» بند «الف» باید به بانک اطلاعات مناقصات فرستاده شوند.
ماده 11_ مستند سازی ارزیابی فنی_ بازرگانی طرح ها
الف) اسناد ارزیابی فنی_ بازرگانی موارد زیر را در بر می گیرد:
1_ تمامی اسناد فنی_ بازرگانی تحویل داده شده از سمت مناقصه گران
2_ داده های حاصل از ارزیابی شکلی طرح ها
3_ نام و امضای اعضا مناقصه گران
4_ نتایج ارزیابی فنی_ بازرگانی:
- نام و مشخصات افراد مناقصه گر
- سربرگ های ملاک های ارزیابی فنی_ بازرگانی
- چنانچه از شیوه وزنی بهره گیری شود، اهمیت وزنی ملاک های فنی _ مهندسی
- کمینه امتیازات قابل قبول در صورت الزام
- امتیازکلی فنی_بازرگانی هر مناقصه گر
- مشخصات مناقصه گران برگزیده جهت بازگشایی پاکت مالی
5_درج نکاتی ضروری به تشخیص کمیته فنی _بازرگانی یا کمیسیون مناقصه
6_ نام و امضای کمیسیون مناقصه
ب) بنابر بند «ب» ماده«۴» قانون پیش از بازگشایی پاکت های مالی اسناد فنی_بازرگانی تحویل داده شده توسط مناقصه گران در واحد اجرایی مناقصه گزار جمع آوری و نگهداری می شود.
پ) اطلاعات عمومی مرتبط با جلسه نهایی ارزیابی فنی طرح ها با دیگر اطلاعات ثبت شده و به بانک اطلاعات مناقصات منتقل می شوند.
- امتیازات فنی_بازرگانی طرح ها مرتبط با ملاک های فنی_ بازرگانی مربوطه
- امتیازات پایانی فنی_بازرگانی طرح ها
- اطلاعات مناقصه گران برگزیده شده در مرحله ارزیابی مالی
- شیوه ی ارزیابی مبلغ تراز شده
تبصره: در صورتی که امتیازات مناقصه گران در ارزیابی کیفی به عنوان یک ملاک برای ارزیابی فنی- بازرگانی لحاظ شود. باید شیوه انجام ارزیابی قیمت در اسناد مناقصه شرح داده و مستند شود.
ت) بازگشایی پاکت های حاوی مبالغ ارائه شده در مناقصات دو مرحله ای پیش از مستند سازی ارزیابی فنی_بازرگانی مجاز نمی باشد.
ماده 12_ مستندسازی ارزیابی های مالی طرح ها در مناقصات دو مرحله ای
الف) اسناد ارزیابی مالی در مناقصات دو مرحله ای به شرح زیر می باشد:
1_ پاکت های حاوی مبالغ پیشنهادی مناقصه گران
2_ مستندات مرحله پیشین بازگشایی پاکت های مالی عبارت است از:
- مستندات ارزیابی کیفی در مناقصه دو مرحله ای محدود
- مستندات ارزیابی فنی_بازرگانی طرح ها
- مستندات ارزیابی شکلی طرح ها
- مستندات مشخص شده قیمت تراز در مناقصات دو مرحله ای (طبق بند «الف» ماده «۲۰» قانون که شامل قیمت تراز شده (L) ، مبلغ پیشنهادی (C)، ضریب تاثیر (i)، امتیازات دریافتی از فنی_ بازرگانی (t) ( بین حداقل تا حداکثر امتیاز قبولی) است.
قیمت تراز شده از رابطه زیر به دست می آید:
L=
تبصره ۱: این ضریب تاثیر(i) در مناقصه های تهیه مصالح و پیمانکاری ساخت بین ده تا چهل است.
تبصره 2_ کمترین امتیاز پذیرفتنی مقبول فنی_بازرگانی بین پنجاه تا هفتاد است.
تبصره 3_ مشخص کردن ضریب تاثیر و حداقل امتیازات فنی_بازرگانی در محدوده گفته شده از وظایف کمیته فنی_بازرگانی می باشد. کلیه موارد ذکر شده در تبصره ۱و۲ این ماده قانون باید توسط هیات سه نفره طبق بند«و» ماده «۲۸» قانون مصوب شود.
تبصره 4_ چنانچه که قیمت ارائه شده از ترکیبی ارزهای متفاوت لازم باشد، باید نرخ قیمت گزاری ارز مناقصه مستند شود.
- ضریب تاثیر و کمینه امتیازات ذکر شده در اسناد
مطلب مرتبط: انواع ضریب پیمان
6_ در تنظیم صورت جلسه نهایی ارزیابی مالی باید موارد زیر ذکر شوند:
- نام و امضای هر عضوی از کمیسیون اجرایی مناقصه
- مشخصه های ضمانت برای حضور در مناقصه
- مبالغ پیشنهادی ارائه شده توسط مناقصه گران
- امتیازات فنی_بازرگانی طرح های هر مناقصه گر
- قیمت تراز طرح های مناقصه گران
- مشخصات طرح برنده اول مناقصه
- مشخصات طرح برنده دوم مناقصه ، چنانچه اختلاف مبلغ پیشنهادی برنده دوم با برنده اول کمتر از مبلغ ضمانت حضور در مناقصه باشد
ب) مناقصات دو مرحله ای که برآورد اولیه دارند، محتوا تبصره «۴» بند «الف» ماده «۱۰» این آیین نامه عملگر است.
پ) ارزیابی مالی طرح ها باید پیش از عقد قرارداد با برنده مناقصه ثبت شود.
ماده 13_ مستندسازی بعد از اعلام برنده مناقصه
الف) اسناد بعد از اعلام برنده مناقصه به شرح زیر است:
1_ اعلام طرح انتخابی
2_اسناد ضمانتی برای انجام تعهدات
3_ اسناد ضمات پیش پرداخت
4_ مستندات قرارداد
ب) موارد نام برده شده در بند «الف» فورا بعد از تبادل قرارداد و پیش از اتمام مهلت اعتبار طرح ها باید مستند سازی شده ودر واحد مناقصه گزار بایگانی شوند.
پ) اطلاعات ذکر شده در ذیل بعد از تبادل قرارداد و پیش از اتمام اعتبار طرح ها باید به بانک اطلاعات مناقصه منتقل شوند:
1_ نام برندگان مناقصه
2_ نام طرف قرارداد
تبصره : چنانچه عقد قرارداد با برنده اول مناقصه صورت نپذیرد، علت مردودی برنده اول اعلام شود.
3_قیمت و نوع ضمانت داده شده از سمت طرف قرارداد
4_ اطلاعات اصلی قرارداد از جمله شماره قرارداد، قیمت و زمان قرارداد، جایگاه و محل عقد و اجرای قرارداد و نیز نام و عنوان امضاکنندگان
در این پست به طور ویژه به سراغ بررسی کلیات آیین نامه اجرایی مستندسازی مناقصات، نکات آیین نامه مستند سازی ، آیین نامه ارزیابی کیفی مناقصه گران و تمامی ماده ها در آیین نامه اجرای مناقصات رفتیم. اگر جایی از این پست برایتان مبهم بود برای کسب اطلاعات میتوانید با ما تماس بگیرید.
ماده ۱۴ – ثبت و مستندسازی تجدید یا لغو مناقصه
الف – در صورت تجدید یا لغو مناقصه، الزامی است که جلسه‌ای با رعایت مفاد ماده (۵) این آیین‌نامه، به منظور تنظیم و تبیین دلایل تجدید یا لغو مناقصه برگزار گردد.
ب – مستندهای مرتبط با تجدید مناقصه به دلیل افزایش قیمت (مطابق جزء «۵» بند «الف» ماده «۲۴» قانون)، به ترتیبات زیر تهیه و تنظیم میشود:
۱ – مستندسازی ارجاع به کمیته فنی-بازرگانی، مطابق تبصره زیر بند «الف» ماده «۱۰» این آیین‌نامه.
۲ – گزارش بررسی اساس‌های قیمت و ارتباط آن با توجیه اقتصادی طرح از سوی کمیته فنی-بازرگانی.
۳ – تهیه صورت‌جلسه تصویب گزارش توسط کمیسیون مناقصه.
۴ – ابلاغ نامه تجدید یا لغو مناقصه به تمامی مناقصه‌گرانی که در مناقصه شرکت کرده‌اند، به روشی قابل تصدیق (براساس ماده «۲۲» قانون).
ماده ۱۵ – ثبت و مستندسازی در موارد عدم الزام به مناقصه
الف – در خصوص موارد عدم الزام به مناقصه، به‌استثنای مستندهای خرید خدمات مشاوره که در بند “۵” این ماده ذکر شده (مطابق ماده “۲۹” قانون)، مستندها به شرح زیر خواهند بود:
صورت‌جلسه ارجاع معامله:
۱.۱ – خلاصه اسناد معامله (شامل مبلغ، مدت، و موضوع معامله).
1.۲ – معرفی کمیسیون معامله.
1.۳ – تعیین نوع معامله (با اشاره به موارد مشخص شده در ماده “۲۹” قانون).
1.۴ – متن دعوتنامه.
1.۵ – نام و عنوان طرف معامله.
اسناد معامله:
قرارداد، ضمائم، و ملحقات قرارداد.
مستندهای تأمین منابع مالی:
۳.۱ – روش تأمین منابع مالی.
3.۲ – محل تأمین اعتبار و نحوه ضمانت تأخیر تعهدات برای انجام معامله.
3.۳ – برآورد اولیه موضوع معامله، در صورت لزوم.
ماده ۱۶ – ثبت و مستندسازی ترک تشریفات مناقصه
الف – مستندهای مرتبط با ترک تشریفات مناقصه شامل:
گزارش توجیهی ترک مناقصه.
صورت‌جلسه ترک مناقصه:
۲.۱ – خلاصه اسناد معامله (شامل مبلغ، مدت، و موضوع معامله).
2.۲ – نام و سمت هیئت ترک مناقصه.
2.۳ – نام و عنوان طرف معامله و مستندهای مربوط به بند “الف” ماده ۱۲ قانون در خصوص نامبرده.
مستندهای تأمین منابع مالی:
۳.۱ – روش تأمین منابع مالی.
3.۲ – محل تأمین اعتبار و سقف اعتبار برای انجام معامله.
3.۳ – برآورد اولیه موضوع معامله، در صورت لزوم.
ب – مستندهای مذکور در بند “الف” باید طبق جزء (۱) بند “ب” ماده ۳ این آیین‌نامه در دفتر مناقصه‌گزار بازاریابی شوند.
پ – یک نسخه از صورت‌جلسه موضوع جزء (۱) بند “الف”، به جز موارد مستثنا شده در بند “ج” ماده ۲۳ قانون، به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر میشود.
در این پست به طور ویژه به سراغ بررسی کلیات آیین نامه اجرایی مستندسازی مناقصات، نکات آیین نامه مستند سازی ، آیین نامه ارزیابی کیفی مناقصه گران رفتیم. اگر قصد شرکت در مناقصات پیمانکاری را دارید، باید با آئین نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات به طور مو به مو آشنا باشید اگر سوالی برایتان پیش آمده، در زیر برایمان بنویسید.
